如何成為總務文員
官方職業名稱：General Affairs Clerk
也稱為: Administration clerk, Records clerk
從事檔案分類整理保管、固定資產管理、股票相關事務、股東大會和董事會的籌備營運等涉及整個組織的工作。
主要任務
- 回應員工的諮詢
- 檢查考勤表
- 檢查各種手續檔案
- 檢查郵件，為分店、營業所等據點準備寄送物品
- 為調動人員（國內和海外）做好相關準備
- 管理備品等
- 管理檔案
- 編制、實施和管理緊急聯絡網
- 管理出差人員的申請檔案等
- 管理各類保險
- 管理預算與實際支出
- 管理流動資產（現金存款、有價證券等）
- 管理員工宿舍、公司住房等不動產
- 處理經費支付
- 辦理、安排和處理福利相關事務
- 安排和籌備董事會、股東大會，營運全公司會議
- 制定和修訂公司內部規章
- 確認合規情況
- 安排員工名片，管理和安排給客戶等的問候信
- 安排婚喪喜慶事宜（公司內外的賀禮、慰問金、唁電和賀電等）
- 向政府機關提交備案和申請
- 與行業團體協調
- 策劃公司內外活動
- 營運公司內外活動
- 制定經營方面的企劃
- 營運經營方面的企劃
- 進行銷售方面的企劃和準備
如何入行
這份工作無需特定學歷或資格。
有些人作為應屆畢業生一被錄用就被分配到總務，也有人先在業務、技術、銷售、企劃等部門工作，再調到總務。
總務工作要與公司內許多部門打交道，迅速回應各種提議和請求，因此在公司有一定的工作經驗會有幫助。
有用的資格包括第一種衛生管理者、日商簿記2級、第三種電氣主任技術者和防火管理者。這些都不是入職前必需的，人們通常入職後根據需要取得，往往利用公司的培訓制度。
據說至少需要三年左右的經驗，才能處理公司內出現的各種問題。
需要準確迅速的判斷力和主動行動的幹勁。與其他部門和員工的協調和交涉很多，因此還需要溝通能力和體諒他人。持續收集關於競爭對手動向以及與供應商和當地居民關係的準確資訊也很重要。
從事這份工作的人表示，大學學士或高中學歷的人較多。 來自 job tag 對各職業從業者的調查（可多選）。它反映的是從業者的看法，而不是持有各學歷的人所佔的比例。
入行途徑
- 國家資格或執照: job tag 將以下資格列為該職業的相關資格：第三種電気主任技術者。英文名稱和分類由 Peernovo 提供。
- 國家資格或執照: job tag 將以下資格列為該職業的相關資格：防火管理者（甲種・乙種）。英文名稱和分類由 Peernovo 提供。
- 國家資格或執照: job tag 將以下資格列為該職業的相關資格：第一種衛生管理者、第二種衛生管理者。英文名稱和分類由 Peernovo 提供。
薪資 · 職位空缺 · AI 與這份工作
- 平均年收入：¥5,252,200 僅限民營部門（僱員 10 人以上的單位），不包括公立學校教師、警察等公務員。
- 每月基本薪資（不含加班費和獎金）：中位數 ¥293,500，中間一半的人每月 ¥240,200 至 ¥378,100。
- 按薪資調查的職業組統計：General affairs and human affairs workers
- 在 Hello Work（日本公共職業介紹所），每位求職者對應 0.34 個職位空缺（2025 年）。 這是當前的需求訊號，而不是預測。它只統計在 Hello Work 登記的職位和求職者，很多大學畢業生和專業人士的招聘並不經過這裡。
- 根據國際勞工組織的全球估算，生成式 AI 可能會改變這份工作中的許多任務，這通常是重塑工作，而不是取代工作。
相關職業
常見問題
如何成為總務文員？
這份工作無需特定學歷或資格。
總務文員在日本能賺多少錢？
民營部門的平均年收入（含獎金）為 ¥5,252,200（厚生勞動省）。 該資料針對涵蓋多個職業的薪資調查職業組：General affairs and human affairs workers。
成為總務文員需要學位嗎？
不一定。在該職業所屬的人口普查職業組中，43% 的從業者是大學畢業生。
AI 會改變總務文員的工作嗎？
根據國際勞工組織的全球估算，生成式 AI 可能會改變這份工作中的許多任務，這通常是重塑工作，而不是取代工作。
資料來源
- Ministry of Health, Labour and Welfare: Basic Survey on Wage Structure (賃金構造基本統計調査) 2025: earnings by occupation（2025 survey (June 2025 pay, 2024 bonus), published 2026-03-24），Government Standard Terms of Use 2.0，取得於 2026年10月4日
- Ministry of Health, Labour and Welfare: Employment Referrals for General Workers (一般職業紹介状況): Hello Work job-openings-to-applicants ratio by occupation（2025 annual (release of 2026-10-02)），Government Standard Terms of Use 2.0，取得於 2026年10月4日
- Statistics Bureau of Japan (MIC): 2020 Population Census (令和2年国勢調査) detailed sample tabulation: employed by occupation, sex, age and education（2020 Census (tables 9-1 and 15-1, published 2022-12-27)），Government Standard Terms of Use 2.0，取得於 2026年10月4日
- JILPT (職業情報データベース) via MHLW job tag: job tag download data: 解説系 (descriptions, how to become, related qualifications) and 簡易版数値系 (interests, tasks, education)（解説系 ver.7.01 (2026-06-04); 簡易版数値系 ver.7.00 (2026-03-17)），取得於 2026年10月4日
- International Labour Organization, Generative AI and Jobs: A Refined Global Index of Occupational Exposure (ILO Working Paper 140, Gmyrek et al.)（ILO Working Paper 140, May 2025, Annex Table A1），CC BY 4.0，取得於 2026年10月4日
職業名稱、描述和主要任務由 Peernovo 根據 job tag（日本勞動政策研究與研修機構職業資訊資料庫，厚生勞動省）翻譯成中文。
独立行政法人労働政策研究・研修機構（JILPT）作成 職業情報データベース 解説系ダウンロードデータ（IPD_DL_description_7_01.xlsx）ver.7.01 職業情報提供サイト（job tag）より2026年10月4日にダウンロード（https://shigoto.mhlw.go.jp/User/download）を加工して作成
独立行政法人労働政策研究・研修機構（JILPT）作成 職業情報データベース 簡易版数値系ダウンロードデータ（IPD_DL_numeric_7_00.xlsx）ver.7.00 職業情報提供サイト（job tag）より2026年10月4日にダウンロード（https://shigoto.mhlw.go.jp/User/download）を加工して作成
Sources: JILPT Occupational Information Database download data via job tag (解説系 ver.7.01 and 簡易版数値系 ver.7.00, downloaded 4 October 2026), processed by Peernovo; MHLW, Basic Survey on Wage Structure 2025; Statistics Bureau of Japan, 2020 Population Census; MEXT, School Basic Survey 2025; MHLW, Employment Referrals for General Workers (Hello Work statistics). Figures processed by Peernovo. English job names, translations and the matching of jobs to statistical groups, schools and degree fields by Peernovo.
更新於 2026年10月4日