如何成為秘書和行政助理
官方職業名稱：Secretaries and Administrative Assistants, Except Legal, Medical, and Executive
也稱為: Administrative Assistant (Admin Assistant), Administrative Clerk, Administrative Secretary (Admin Secretary), Administrative Specialist (Admin Specialist), Administrative Support Assistant (ASA), Administrative Technician, Department Secretary, Office Assistant, Secretary, Staff Assistant
承擔起草函件、安排預約、整理和維護紙質及電子檔案或為來電者提供資訊等日常行政工作。
主要任務
- 接聽電話，為來電者提供資訊、記錄留言或將電話轉接給相應人員
- 接待訪客或來電者，處理其諮詢或根據需要引導其聯絡相應人員
- 建立和維護資料庫並錄入資訊
- 使用電腦進行資料庫管理或文書處理等各種應用
- 操作傳真機、影印機或電話系統等辦公裝置，並在裝置故障時安排維修
- 建立和管理紙質或電子歸檔系統，記錄資訊、更新檔案或保管考勤記錄、函件或其他材料等檔案
- 操作電子郵件系統，協調內部或與其他組織之間的資訊流轉
- 為客戶或主管安排和確認預約
如何入行
能熟練使用文書處理和電子表格軟體的高中畢業生通常可以勝任入門職位。雖然這類人員通常在工作中用數週時間學習職責，但法律和醫療秘書及行政助理可能需要額外培訓來掌握行業專用術語。行政秘書和高階行政助理通常需要數年相關工作經驗。
入行的典型學歷：高中文憑或同等學歷
入行途徑
- 學徒制: Administrative Assistant.
- 學徒制: Script Supervisor.
薪資 · 就業前景 · AI 與這份工作
- 薪資中位數：每年 $47,540。中間一半人的年薪在 $38,830 到 $58,000 之間。
- 目前約有 1,889,800 人從事這份工作，預計到2035年約有 1,775,700 人。 (-6%)
- 人們已經在這份工作的相當一部分內容中使用生成式 AI，這通常會改變工作方式，而不是取代工作。微軟研究院將其 AI 適用度評為高。
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常見問題
如何成為秘書和行政助理？
能熟練使用文書處理和電子表格軟體的高中畢業生通常可以勝任入門職位。雖然這類人員通常在工作中用數週時間學習職責，但法律和醫療秘書及行政助理可能需要額外培訓來掌握行業專用術語。行政秘書和高階行政助理通常需要數年相關工作經驗。
秘書和行政助理在美國能賺多少錢？
全職薪資中位數為每年 $47,540（U.S. Bureau of Labor Statistics）。 中間一半人的年薪在 $38,830 到 $58,000 之間。
秘書和行政助理在美國是成長中的職業嗎？
預計到2035年就業將減少 6%，從約 1,889,800 人降至約 1,775,700 人（U.S. Bureau of Labor Statistics）。
成為秘書和行政助理需要學位嗎？
不一定。從事這份工作的人中有 29% 持有學士或更高學位。入行途徑包括：Administrative Assistant。
AI 會改變秘書和行政助理的工作嗎？
人們已經在這份工作的相當一部分內容中使用生成式 AI，這通常會改變工作方式，而不是取代工作。微軟研究院將其 AI 適用度評為高。
資料來源
- U.S. Bureau of Labor Statistics: Occupational Employment and Wage Statistics（May 2025），Public domain，取得於 2026年10月3日
- U.S. Bureau of Labor Statistics: Employment Projections（2025-35 (released 2026-08-27)），Public domain，取得於 2026年10月3日
- U.S. Bureau of Labor Statistics: Occupational Outlook Handbook（2025-35 edition (published 2026-08-27)），Public domain，取得於 2026年10月3日
- Microsoft Research: Working with AI: AI applicability by occupation（2025-12-22 (built on O*NET 29.0)），CC BY 4.0，取得於 2026年10月3日
職業名稱、描述和主要任務由 Peernovo 根據 O*NET 31.0 資料庫（美國勞工部，CC BY 4.0）翻譯成中文。
更新於 2026年10月3日
本頁包含來自美國勞工部就業與培訓管理局（USDOL/ETA）O*NET 31.0 資料庫的資訊，依據 CC BY 4.0 授權使用。O*NET 是 USDOL/ETA 的商標。