如何成为总务文员
官方职业名称：General Affairs Clerk
也称为: Administration clerk, Records clerk
从事文件分类整理保管、固定资产管理、股票相关事务、股东大会和董事会的筹备运营等涉及整个组织的工作。
主要任务
- 回应员工的咨询
- 检查考勤表
- 检查各种手续文件
- 检查邮件，为分店、营业所等据点准备寄送物品
- 为调动人员（国内和海外）做好相关准备
- 管理备品等
- 管理文件
- 编制、实施和管理紧急联络网
- 管理出差人员的申请文件等
- 管理各类保险
- 管理预算与实际支出
- 管理流动资产（现金存款、有价证券等）
- 管理员工宿舍、公司住房等不动产
- 处理经费支付
- 办理、安排和处理福利相关事务
- 安排和筹备董事会、股东大会，运营全公司会议
- 制定和修订公司内部规章
- 确认合规情况
- 安排员工名片，管理和安排给客户等的问候信
- 安排婚丧喜庆事宜（公司内外的贺礼、慰问金、唁电和贺电等）
- 向政府机关提交备案和申请
- 与行业团体协调
- 策划公司内外活动
- 运营公司内外活动
- 制定经营方面的企划
- 运营经营方面的企划
- 进行销售方面的企划和准备
如何入行
这份工作无需特定学历或资格。
有些人作为应届毕业生一被录用就被分配到总务，也有人先在业务、技术、销售、企划等部门工作，再调到总务。
总务工作要与公司内许多部门打交道，迅速回应各种提议和请求，因此在公司有一定的工作经验会有帮助。
有用的资格包括第一种卫生管理者、日商簿记2级、第三种电气主任技术者和防火管理者。这些都不是入职前必需的，人们通常入职后根据需要取得，往往利用公司的培训制度。
据说至少需要三年左右的经验，才能处理公司内出现的各种问题。
需要准确迅速的判断力和主动行动的干劲。与其他部门和员工的协调和交涉很多，因此还需要沟通能力和体谅他人。持续收集关于竞争对手动向以及与供应商和当地居民关系的准确信息也很重要。
从事这份工作的人表示，大学本科或高中学历的人较多。 来自 job tag 对各职业从业者的调查（可多选）。它反映的是从业者的看法，而不是持有各学历的人所占的比例。
入行途径
- 国家资格或执照: job tag 将以下资格列为该职业的相关资格：第三種電気主任技術者。英文名称和分类由 Peernovo 提供。
- 国家资格或执照: job tag 将以下资格列为该职业的相关资格：防火管理者（甲種・乙種）。英文名称和分类由 Peernovo 提供。
- 国家资格或执照: job tag 将以下资格列为该职业的相关资格：第一種衛生管理者、第二種衛生管理者。英文名称和分类由 Peernovo 提供。
薪资 · 职位空缺 · AI 与这份工作
- 平均年收入：¥5,252,200 仅限民营部门（雇员 10 人以上的单位），不包括公立学校教师、警察等公务员。
- 每月基本工资（不含加班费和奖金）：中位数 ¥293,500，中间一半的人每月 ¥240,200 至 ¥378,100。
- 按工资调查的职业组统计：General affairs and human affairs workers
- 在 Hello Work（日本公共职业介绍所），每位求职者对应 0.34 个职位空缺（2025 年）。 这是当前的需求信号，而不是预测。它只统计在 Hello Work 登记的职位和求职者，很多大学毕业生和专业人士的招聘并不经过这里。
- 根据国际劳工组织的全球估算，生成式 AI 可能会改变这份工作中的许多任务，这通常是重塑工作，而不是取代工作。
相关职业
常见问题
如何成为总务文员？
这份工作无需特定学历或资格。
总务文员在日本能赚多少钱？
民营部门的平均年收入（含奖金）为 ¥5,252,200（厚生劳动省）。 该数据针对涵盖多个职业的工资调查职业组：General affairs and human affairs workers。
成为总务文员需要学位吗？
不一定。在该职业所属的人口普查职业组中，43% 的从业者是大学毕业生。
AI 会改变总务文员的工作吗？
根据国际劳工组织的全球估算，生成式 AI 可能会改变这份工作中的许多任务，这通常是重塑工作，而不是取代工作。
数据来源
- Ministry of Health, Labour and Welfare: Basic Survey on Wage Structure (賃金構造基本統計調査) 2025: earnings by occupation（2025 survey (June 2025 pay, 2024 bonus), published 2026-03-24），Government Standard Terms of Use 2.0，获取于 2026年10月4日
- Ministry of Health, Labour and Welfare: Employment Referrals for General Workers (一般職業紹介状況): Hello Work job-openings-to-applicants ratio by occupation（2025 annual (release of 2026-10-02)），Government Standard Terms of Use 2.0，获取于 2026年10月4日
- Statistics Bureau of Japan (MIC): 2020 Population Census (令和2年国勢調査) detailed sample tabulation: employed by occupation, sex, age and education（2020 Census (tables 9-1 and 15-1, published 2022-12-27)），Government Standard Terms of Use 2.0，获取于 2026年10月4日
- JILPT (職業情報データベース) via MHLW job tag: job tag download data: 解説系 (descriptions, how to become, related qualifications) and 簡易版数値系 (interests, tasks, education)（解説系 ver.7.01 (2026-06-04); 簡易版数値系 ver.7.00 (2026-03-17)），获取于 2026年10月4日
- International Labour Organization, Generative AI and Jobs: A Refined Global Index of Occupational Exposure (ILO Working Paper 140, Gmyrek et al.)（ILO Working Paper 140, May 2025, Annex Table A1），CC BY 4.0，获取于 2026年10月4日
职业名称、描述和主要任务由 Peernovo 根据 job tag（日本劳动政策研究与研修机构职业信息数据库，厚生劳动省）翻译成中文。
独立行政法人労働政策研究・研修機構（JILPT）作成 職業情報データベース 解説系ダウンロードデータ（IPD_DL_description_7_01.xlsx）ver.7.01 職業情報提供サイト（job tag）より2026年10月4日にダウンロード（https://shigoto.mhlw.go.jp/User/download）を加工して作成
独立行政法人労働政策研究・研修機構（JILPT）作成 職業情報データベース 簡易版数値系ダウンロードデータ（IPD_DL_numeric_7_00.xlsx）ver.7.00 職業情報提供サイト（job tag）より2026年10月4日にダウンロード（https://shigoto.mhlw.go.jp/User/download）を加工して作成
Sources: JILPT Occupational Information Database download data via job tag (解説系 ver.7.01 and 簡易版数値系 ver.7.00, downloaded 4 October 2026), processed by Peernovo; MHLW, Basic Survey on Wage Structure 2025; Statistics Bureau of Japan, 2020 Population Census; MEXT, School Basic Survey 2025; MHLW, Employment Referrals for General Workers (Hello Work statistics). Figures processed by Peernovo. English job names, translations and the matching of jobs to statistical groups, schools and degree fields by Peernovo.
更新于 2026年10月4日