如何成為秘書
官方職業名稱：Secretary
為使企業或團體的社長、董事等高層管理人員專注於本職工作，從事輔助高層管理人員的各種工作。
主要任務
- 檢視郵件、傳真和電子郵件等，按重要程度分類
- 確認高層管理人員當天的行程，進行必要的公司內外聯絡和協調
- 維護和管理行程表，協調行程
- 接聽電話
- 對公司內外給高層管理人員的詢問，能回答的直接回答
- 只挑選必要的資訊，整理成易懂的形式向高層管理人員彙報
- 準確地向公司內外傳達高層管理人員的意向和指示
- 為來客通報並接待
- 接待海外來客
- 編寫、筆譯和口譯英文商務檔案
- 用速記或機器記錄口述內容，轉錄資訊製作檔案
- 編寫信函等檔案和會議資料
- 整理歸檔檔案
- 安排出差行程並辦理預訂
- 寄發郵件
- 準備會議
- 安排和協調宴請、聚餐和商務招待
- 在宴請和聚餐當天負責簽到接待等
- 處理婚喪喜慶事宜
- 管理客戶資訊
- 管理公司用車和手機等備品
- 彙總業績等資料
- 管理高層管理人員的出勤
- 管理預算和經費等帳目
- 策劃和營運公司內部活動
- 支援涉及全公司的專案
- 支援經營和企劃工作
- 打掃和整理房間
- 為高層管理人員購買餐食和日用品
- 協助高層管理人員進行健康管理
如何入行
入行無需特定學歷或資格。
人們或在短期大學或專門學校（職業學校）學習秘書工作，或大學畢業後進入企業或團體並被分配到秘書科。普通員工有時也會被調到秘書職位。
相關資格是實務技能檢定協會實施的秘書檢定，評估是否具備從事秘書工作的知識和能力。
外資企業等僱主從一開始就要求高水準的語言和實務能力。透過國際秘書（CBS）考試並取得CBS證書，對在國際環境中工作有利。
積累經驗後，秘書可能被委以收集和分析商業資訊等高階工作，有時還會協助或代理高管。
需要機敏、主動、體貼他人，並有良好的記憶力。還需要電腦技能和事務能力。
從事這份工作的人表示，大學學士學歷的人較多。 來自 job tag 對各職業從業者的調查（可多選）。它反映的是從業者的看法，而不是持有各學歷的人所佔的比例。
入行途徑
- 專門學校、短期大學、高等專門學校和技能檢定: Junior college (短期大学) programme. job tag 的調查中，19% 的從業者表示這一職業中短期大學畢業生較多。2025 年 3 月，有 3,879 名短期大學畢業生開始從事文職，按學科分為社会34%、家政33%（2025 年學校基本調查，第 103 表）。; Vocational college (専門学校) course: Secretarial studies. 專修學校「秘書」（商業実務関係）課程在 2024 學年度有 154 名畢業生，其中 146 人進入相關領域工作（2025 年學校基本調查，第 237 表）。課程與該職業的對應由 Peernovo 判定。
薪資 · 職位空缺 · AI 與這份工作
- 平均年收入：¥5,916,100 僅限民營部門（僱員 10 人以上的單位），不包括公立學校教師、警察等公務員。
- 每月基本薪資（不含加班費和獎金）：中位數 ¥337,800，中間一半的人每月 ¥278,400 至 ¥419,700。
- 在 Hello Work（日本公共職業介紹所），每位求職者對應 0.34 個職位空缺（2025 年）。 這是當前的需求訊號，而不是預測。它只統計在 Hello Work 登記的職位和求職者，很多大學畢業生和專業人士的招聘並不經過這裡。
- 根據國際勞工組織的全球估算，生成式 AI 可能會改變這份工作中的許多任務，這通常是重塑工作，而不是取代工作。
相關職業
常見問題
如何成為秘書？
入行無需特定學歷或資格。
秘書在日本能賺多少錢？
民營部門的平均年收入（含獎金）為 ¥5,916,100（厚生勞動省）。
成為秘書需要學位嗎？
不一定。在該職業所屬的人口普查職業組中，55% 的從業者是大學畢業生。入行途徑包括：Junior college (短期大学) programme；Vocational college (専門学校) course: Secretarial studies。
AI 會改變秘書的工作嗎？
根據國際勞工組織的全球估算，生成式 AI 可能會改變這份工作中的許多任務，這通常是重塑工作，而不是取代工作。
資料來源
- Ministry of Health, Labour and Welfare: Basic Survey on Wage Structure (賃金構造基本統計調査) 2025: earnings by occupation（2025 survey (June 2025 pay, 2024 bonus), published 2026-03-24），Government Standard Terms of Use 2.0，取得於 2026年10月4日
- Ministry of Health, Labour and Welfare: Employment Referrals for General Workers (一般職業紹介状況): Hello Work job-openings-to-applicants ratio by occupation（2025 annual (release of 2026-10-02)），Government Standard Terms of Use 2.0，取得於 2026年10月4日
- Statistics Bureau of Japan (MIC): 2020 Population Census (令和2年国勢調査) detailed sample tabulation: employed by occupation, sex, age and education（2020 Census (tables 9-1 and 15-1, published 2022-12-27)），Government Standard Terms of Use 2.0，取得於 2026年10月4日
- JILPT (職業情報データベース) via MHLW job tag: job tag download data: 解説系 (descriptions, how to become, related qualifications) and 簡易版数値系 (interests, tasks, education)（解説系 ver.7.01 (2026-06-04); 簡易版数値系 ver.7.00 (2026-03-17)），取得於 2026年10月4日
- International Labour Organization, Generative AI and Jobs: A Refined Global Index of Occupational Exposure (ILO Working Paper 140, Gmyrek et al.)（ILO Working Paper 140, May 2025, Annex Table A1），CC BY 4.0，取得於 2026年10月4日
職業名稱、描述和主要任務由 Peernovo 根據 job tag（日本勞動政策研究與研修機構職業資訊資料庫，厚生勞動省）翻譯成中文。
独立行政法人労働政策研究・研修機構（JILPT）作成 職業情報データベース 解説系ダウンロードデータ（IPD_DL_description_7_01.xlsx）ver.7.01 職業情報提供サイト（job tag）より2026年10月4日にダウンロード（https://shigoto.mhlw.go.jp/User/download）を加工して作成
独立行政法人労働政策研究・研修機構（JILPT）作成 職業情報データベース 簡易版数値系ダウンロードデータ（IPD_DL_numeric_7_00.xlsx）ver.7.00 職業情報提供サイト（job tag）より2026年10月4日にダウンロード（https://shigoto.mhlw.go.jp/User/download）を加工して作成
Sources: JILPT Occupational Information Database download data via job tag (解説系 ver.7.01 and 簡易版数値系 ver.7.00, downloaded 4 October 2026), processed by Peernovo; MHLW, Basic Survey on Wage Structure 2025; Statistics Bureau of Japan, 2020 Population Census; MEXT, School Basic Survey 2025; MHLW, Employment Referrals for General Workers (Hello Work statistics). Figures processed by Peernovo. English job names, translations and the matching of jobs to statistical groups, schools and degree fields by Peernovo.
更新於 2026年10月4日